1. Công bố thông tin định kỳ:
| Bước | Đơn vị thực hiện | Công việc | Cách thực hiện | Yêu cầu kết quả công việc khi hoàn thành | Rủi ro được nhận diện | |
| Bước 1 | Tổ chức tư vấn | Thông báo với Người phụ trách Công bố thông tin | Tổ chức tư vấn gửi mail/gọi điện thoại thông báo cho Người phụ trách Công bố thông tin các thời hạn cần Công bố thông tin định kỳ quý, 6 tháng, năm vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | Tư vấn, hướng dẫn đầy đủ về Công bố thông tin theo luật định đối với công ty đại chúng và công ty niêm yết trên TTCKVN. | ||
| Bước 2 |
|
Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Thông báo với Bộ phận phụ trách trực tiếp | Người phụ trách Công bố thông tin ghi nhận các thông tin từ Tổ chức tư vấn và thông báo các thời hạn cần Công bố thông tin đến Bộ phận phụ trách trực tiếp để kịp thời chuẩn bị. | Hiểu rõ các quy định về Công bố thông tin với sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn. | Hiểu chưa đầy đủ các quy định về Công bố thông tin. |
| Bước 3 |
|
Bộ phận nghiệp vụ, các tổ chức, cá nhân có liên quan. | Thực hiện các tài liệu, báo cáo định kỳ | Bộ phận phụ trách trực tiếp tiến hành hoàn chỉnh các tài liệu, báo cáo định kỳ để trình lãnh đạo phụ trách. | Lập báo cáo, tài liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời. | Lập báo cáo và các tài liệu không đầy đủ, kịp thời. |
| Bước 4 |
|
Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ | Xem xét nội dung các tài liệu, báo cáo định kỳ | Lãnh đạo phụ trách xem xét nội dung các tài liệu, báo cáo định kỳ trước khi tiến hành Công bố thông tin | Đảm bảo nội dung các báo cáo, tài liệu đầy đủ, chính xác và kịp thời. | |
| Bước 5 | Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Thực hiện Công bố thông tin | Người phụ trách Công bố thông tin thực hiện việc Công bố thông tin qua các kênh: trang web của Công ty, UBCK, HNX/VSD. | Công bố thông tin đúng thời hạn đến UBCK, SGDCK, VSD và trang web của Công ty. | Công bố thông tin chậm so với thời hạn Công bố thông tin. | |
| Bước 6 |
|
Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Kiểm tra việc Công bố thông tin | Người phụ trách Công bố thông tin kiểm tra các thông tin đã Công bố thông tin đã được đăng tải, tiếp nhận tại các kênh trang web của Công ty, UBCK, HNX,VSD. | Đảm vảo việc nhận và đăng tải thông tin của UBCK, SGDCK, VSD. | UBCK,SGDCK,VSD chưa nhận được hoặc không đăng tải tài liệu cần Công bố thông tin. |
| Bước 7 |
|
Bộ phận văn thư & các bộ phận có liên quan | Lưu trữ | Lưu trữ các nội dung Công bố thông tin đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định | Lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định |
|
2. Công bố thông tin bất thường và các thông tin khác
| Bước | Đơn vị thực hiện | Công việc | Cách thực hiện | YC kết quả CV khi hoàn thành | Rủi ro được nhận diện | |
| Bước 1 | Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ//Cá nhân, tổ chức CLQ | Liên hệ với Người phụ trách Công bố thông tin | Lãnh đạo phụ trách hoặc các Cá nhân, tổ chức có liên quan phát sinh nghiệp vụ liên hệ với Người phụ trách Công bố thông tin để biết rõ nội dung đó có cần Công bố thông tin hay không. | Trao đổi đầy đủ các nội dung liên quan đến nghiệp vụ với Người phụ trách Công bố thông tin | Không trao đổi kịp thời các nội dung có thể cần Công bố thông tin | |
| Bước 2 | Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Tiếp nhận thông tin và liên hệ với Đơn vị tư vấn Công bố thông tin | Người phụ trách Công bố thông tin nắm rõ các thông tin từ Lãnh đạo phụ trách hoặc các Cá nhân, tổ chức có liên quan phát sinh nghiệp vụ để trao đổi với đơn vị tư vấn Công bố thông tin. | Trao đổi đầy đủ các nội dung liên quan đến nghiệp vụ với đơn vị tư vấn Công bố thông tin | Hiểu chưa đầy đủ các nội dung liên quan đến nghiệp vụ có thể cần Công bố thông tin. | |
| Bước 3 | Tổ chức tư vấn | Tư vấn, hướng dẫn cho Người phụ trách Công bố thông tin | Tổ chức tư vấn hướng dẫn cụ thể cho Người phụ trách Công bố thông tin về quy định Công bố thông tin về các nghiệp vụ phát sinh. | Tư vấn, hướng dẫn đầy đủ về Công bố thông tin theo luật định đối với công ty đại chúng và công ty niêm yết trên TTCKVN. | ||
| Bước 4 | Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Hướng dẫn cho Lãnh đạo phụ trách hoặc các Cá nhân, tổ chức có liên quan | Hướng dẫn về các thời hạn Công bố thông tin cụ thể cho Lãnh đạo phụ trách hoặc các Cá nhân, tổ chức có liên quan. | Hiểu rõ các quy định về Công bố thông tin để hướng dẫn cho bộ phận có liên quan. | Trao đổi chưa đầy đủ các quy định về Công bố thông tin cho bộ phận có liên quan. | |
| Bước 5 | Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ/Cá nhân, tổ chức CLQ | Hoàn thành các báo cáo, nội dung cần Công bố thông tin | Lãnh đạo phụ trách hoặc các Cá nhân, tổ chức có liên quan gửi thông tin cần Công bố thông tin cho Người phụ trách Công bố thông tin đúng thời hạ | Đảm bảo nội dung các báo cáo, tài liệu đầy đủ, chính xác và kịp thời. | ||
| Bước 6 | Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Thực hiện Công bố thông tin | Người phụ trách Công bố thông tin thực hiện việc Công bố thông tin qua các kênh: trang web của Công ty, UBCK,HNX/VSD
|
Công bố thông tin đúng thời hạn đến UBCK, SGDCK, VSD và trang web của Công ty. | Công bố thông tin chậm so với thời hạn Công bố thông tin. | |
| Bước 7 | Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Kiểm tra việc Công bố thông tin | Người phụ trách Công bố thông tin kiểm tra các thông tin đã Công bố thông tin đã được đăng tải, tiếp nhận tại các kênh: trang web của Công ty, UBCK, HNX, VSD. | Đảm vảo việc nhận và đăng tải thông tin của UBCK, SGDCK, VSD. | UBCK, SGDCK,VSD chưa nhận được hoặc không đăng tải tài liệu cần Công bố thông tin. | |
| Bước 8 | Bộ phận văn thư & các bộ phận có liên quan | Lưu trữ | Lưu trữ các nội dung Công bố thông tin đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định | Lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định |
3. Công bố thông tin định kỳ
| Bước | Phối hợp thực hiện với các bộ phận ở bước kế tiếp | |||||||
| BCTC Quý | BCTC SX bán niên | BCTC kiểm toán năm | Báo cáo quản trị | Báo cáo thường niên | Tài liệu DHCD | Báo cáo sử dụng vốn | ||
| Bước 1 | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày thông báo ngày ĐKCC. | ||
| Bước 2 | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | TB thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày kết thúc kỳ cần báo cáo. | Thông báo thời hạn cần Công bố thông tin vào ngày thông báo ngày ĐKCC. | TB thời hạn cần Công bố thông tin trước (30) ngày định kỳ (06) tháng, kể từ ngày kết thúc đợt chào bán. | |
| Bước 3 | Chuẩn bị trong vòng (10) ngày kể từ ngày kết thúc kỳ cần BC. | Chuẩn bị trong vòng (30) ngày kể từ ngày kết thúc kỳ cần BC. | Chuẩn bị trong vòng (70) ngày kể từ ngày kết thúc kỳ cần BC | Chuẩn bị trong vòng (20) ngày kể từ ngày kết thúc kỳ cần BC. | Chuẩn bị trong vòng (10) ngày kể từ ngày Công bố thông tin BCTCKT năm. | Chuẩn bị trước (30) ngày tổ chức DHCD. | Chuẩn bị trước (15) ngày định kỳ (06) tháng, kể từ ngày kết thúc đợt chào bán | |
| Bước 4 | Xét duyệt trong vòng (05) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Xét duyệt trong vòng (10) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Xét duyệt trong vòng (15) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Xét duyệt trong vòng (05) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Xét duyệt trong vòng (05) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Xét duyệt trong vòng (15) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Xét duyệt trong vòng (10) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | |
| Bước 5 | Gửi Công bố thông tin trong vòng (02) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Gửi Công bố thông tin trong vòng (02) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Gửi Công bố thông tin trong vòng (02) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Gửi Công bố thông tin trong vòng (02) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Gửi Công bố thông tin trong vòng (02) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Gửi Công bố thông tin trong vòng (02) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | Gửi Công bố thông tin trong vòng (02) ngày kể từ ngày nhận nội dung. | |
| Bước 6 | Kiểm tra trong vòng (03) ngày kể từ ngày gửi nội dung Công bố thông tin. | Kiểm tra trong vòng (03) ngày kể từ ngày gửi nội dung Công bố thông tin. | Kiểm tra trong vòng (03) ngày kể từ ngày gửi nội dung Công bố thông tin. | Kiểm tra trong vòng (03) ngày kể từ ngày gửi nội dung Công bố thông tin. | Kiểm tra trong vòng (03) ngày kể từ ngày gửi nội dung Công bố thông tin. | Kiểm tra trong vòng (03) ngày kể từ ngày gửi nội dung Công bố thông tin. | Kiểm tra trong vòng (03) ngày kể từ ngày gửi nội dung Công bố thông tin. | |
| Bước 7 | ||||||||
| Thời hạn Công bố thông tin | Trong thời hạn (20) ngày, kể từ ngày kết thúc quý. | Trong thời hạn (05) ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức kiểm toán được chấp thuận ký báo cáo soát xét. Thời hạn Công bố thông tin không quá (45) ngày, kể từ ngày kết thúc (06) tháng đầu năm tài chính. | Trong thời hạn (10) ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán độc lập ký báo cáo kiểm toán. Thời hạn Công bố thông tin không quá (90) ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. | Thời hạn Công bố thông tin chậm nhất là (30) ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo. | Thời hạn Công bố thông tin chậm nhất là (20) ngày sau khi công bố BCTC năm được kiểm toán. | Thời hạn Công bố thông tin tại liệu trước khi khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông chậm nhất là (10) ngày. | Định kỳ (06) tháng, kể từ ngày kết thúc đợt chào bán cho đến khi giải ngân hết vốn huy động được từ đợt chào bán cổ phiếu ra công chúng | |
4. Các rủi ro thường gặp và biện pháp xử lý
| STT | Đơn vị thực hiện | Rủi ro thường gặp | Biện pháp khắc phục |
| 1 | Người đại diện theo pháp luật / Người được ủy quyền Công bố thông tin. | Hiểu chưa đầy đủ các quy định về Công bố thông tin. | – – Tham gia đầy đủ các buổi tập huấn của UBCK, SGDCK.
– – Tham gia đầy đủ các buổi hội thảo của đơn vị tư vấn Công bố thông tin. – – Thường xuyên trao đối với đơn vị tư vấn CBTT. |
| Công bố thông tin chậm so với thời hạn Công bố thông tin. | – – Nếu việc Công bố thông tin chậm so với thời hạn quy định CBTT do khách quan thì chủ động tìm biện pháp khắc phục. Trong trường hợp bất khả kháng thì làm công văn xin gia hạn về thời hạn Công bố thông tin.
– – Nếu việc Công bố thông tin chậm so với thời hạn quy định Công bố thông tin do chủ quan, thường xuyên cập nhật để nắm rõ các quy định về thời hạn Công bố thông tin. |
||
| UBCK, SGDCK, VSD chưa nhận được hoặc không đăng tải tài liệu cần Công bố thông tin. | – – Đối với việc Công bố thông tin trên website: gửi mail cho Tổ chức tư vấn để đăng tải thông tin.
– Đối với việc Công bố thông tin với UBCK, SGDCK, VSD: Chủ động liên hệ với chuyên viên phụ trách và kiểm tra thông tin Công bố thông tin trên trang web của UBCK, SGDCK, VSD. |
||
| 2 | Bộ phận nghiệp vụ, các tổ chức, cá nhân có liên quan. | Lập báo cáo và các tài liệu không đầy đủ, kịp thời. | – – Gửi báo cáo, tài liệu cho lãnh đạo phụ trách kiểm tra, xem xét nội dung trước khi Công bố thông tin.
– – Thường xuyên trao đổi với Người phụ trách Công bố thông tin để nắm rõ thời hạn cần Công bố thông tin. |
| 3 | Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ/Cá nhân, tổ chức CLQ | Không trao đổi kịp thời các nội dung có thể cần Công bố thông tin | – – Khi phát sinh các nghiệp vụ có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ/Cá nhân, tổ chức CLQ phải trao đổi ngay với Người phụ trách Công bố thông tin để xác định việc Công bố thông tin có cần thực hiện hay không. |
Quý công ty cần xây dựng quy trình thực hiện công bố thông tin và hỗ trợ việc công bố thông tin xin liên hệ:
